Kassensystem ... weitere Präzisionen!

09 Aug 2014 18:48
Julian
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Kassensystem ... weitere Präzisionen! #1
Hallo allerseits,

bei manchen Beiträgen bekomme ich immer wieder erstaunte Fragen "Wozu das denn?". Daher möchte ich hier an dem Beispiel "Kassensystem" mal herleiten, warum manchmal sehr überzogene Systeme dennoch sehr viel Arbeit abnehmen können.

Bei den Studi-Pracs mit ca. 50 bis 60 Teilnehmern haben wir morgens in der Regel knapp eine Stunde für die Registrierungen gebraucht: Zu zweit, meistens Sandra und Anja, wurden die Teilnehmer willkommen geheißen, haben die Namensschilder bekommen und viele Teilnehmer haben die noch zum Teil offenen Seminargebühren bar bezahlt. Was musste also im Vorfeld getan werden?

Es wurden Listen erstellt, bei welchem Teilnehmer noch Geld offen war. Diese Liste musste kurz vor dem Seminar (also morgens) noch einmal aktulisiert werden, damit die neutesten Zahlungen mit drinnen sind. Quittungen wurden bereits vorab ausgefüllt mit so genauen Daten wie irgendwie möglich. Bei der Barzahlung haben wir das dann in die Listen eigetragen und die Quittung herausgesucht und so weiter.
Einige Teilnehmer sind dann in der Pause zum Bankautomaten gerannt und kamen am Nachmittag oder einen Tag später mit dem Geld vorbei. Und zurück zuhause mussten wir dann alle Barzahlungen wieder in die Buchhaltung eintragen, um hier einen aktuellen Stand zu haben.

Das hat nicht nur vor Ort, sondern auch in der Vor- und in der Nachbereitung viel Zeit gekostet. Wie funktioniert nun das Kassensystem?
Ein "normales" Kassensystem nimmt da nicht viel Arbeit ab. Das jedoch, mit dem ich momentan herumteste, hat ein paar tolle Features

- Es ist direkt in die Warenwirtschaft eingebunden und kann somit auf die bestehende Kundendatenbank zurückgreifen.
- An der Kasse kann sofort überprüft werden, wieviel Geld bei einem Kunden noch offen ist.
- Ein bestehender Auftrag (z.B. eine Seminaranmeldung) kann direkt in die Kasse geladen und abkassiert werden.
- Für Barzahlungen wird direkt ein Beleg (also eine Quittung) gedruckt.

Dieser Ablauf nimmt enorml (!) viel Arbeit ab, die gerade in der knappen Zeit vor einem Seminar sehr, sehr wichtig ist. Bei einer Investition von 399 Euro ist das ganze System nicht wirklich teuer (zumindest aus meiner Sicht), auch gibt´s die Option, noch ein EC-Gerät anzsuchließen und Kartenzahlungen anzunehmen. Dann muß keiner mehr zur Bank rennen oder ähnliches. Es beschleunigt diesen Prozess also sehr, sehr stark.

399 Euro für ein Kassensystem mögen nicht nötig sein, wenn jemand seine ersten Seminare mit 10 bis 12 Teilnehmern macht und sowieso zu jedem Teilnehmer eine persönliche Verbindung hat. Doch die JTL Wawi, also die kostenlosen Bausteine, schon von Anfang an zu benutzen bedeutet eben auch, eine Basis zu haben,d ie sich sehr schnell ausbauen lässt. Das Kassensystem in die Bestehende Warenwirtschaft einzubinden kostet gerade mal 10 Minuten (ich weiß es, weil ich es mit der Demoversion gerade gemacht habe).

Hierbei spreche ich jedoch NUR davon, wie die Zahlungen von Seminarteilnehmern am leichtesten organisierbar sind. Der Teil, für den die Kasse eigentlich zuständig ist, er ist ja ein ganz anderer: Um einen Shop zu bedienen.
Tatsächlich sehe ich die größte ARbeitserleichterung für Trainer als die mögliche Faktura in einer mobilen Kasse vor Ort an. Der Rest ... ist für mich reiner Bonus. Und der Bonus ist schon klasse: Ich kann sogar eine Bestellung aufnehmen, die ich gar nicht vor Ort mit dabei habe, und direkt an meinen Fullfillment-Dienstleister den Auftrag abgeben, daß die Produkte ausgeliefert werden sollen.

Das Bedeutet: Der Teilnehmer bestellt im Seminar eine CD, die ich gar nicht vor Ort habe. Er kann sie direkt beazhlen (bar oder mit Karte oder per Abbuchung), und wenn er Heimkommt hat er das Produkt z.B. von Amazon Fullfillment geliefert bereits im Briefkasten.

Wie gesagt: Das ist nur der Bonus.

Ist es jetzt besser nachvollziehbar, warum ich solche Bausteine für sehr sinnvoll halte?
Wer bei einem Seminar mit 30 Teilnehmern die Zahlungseingänge im Blick behalten will, und die Barzahler später dann von Hand nachtragen muß, der wird verstehen, was ich meine. ;-)

Für Trainer, die nicht nur "halt mal die Ausbildung machen" sondern ernsthaft in dieser Richtung arbeiten wollen ist es unabdingbar, in diesem Bereich ein stabiles System zu finden. Und das, was ich heute nutze, basiert auf über 10 Jahren Erfahrung. ;-)

Alles LIebe, Julian!

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